Het einde van het jaar nadert en 2019 staat alweer voor de deur. Daarom is het goed om na te gaan wat u op het gebied van uw salarisadministratie en personeelszaken nog dit jaar moet regelen. Sommige zaken kunnen niet wachten tot 2019, maar andere zaken vragen juist om uitstel tot in het nieuwe jaar. In ieder geval zijn er diverse veranderingen die om uw aandacht vragen.

Geef mutaties vóór 18 december door

Uw salarisadministratie wordt door ons gevoerd op basis van de door u verstrekte gegevens. Het is daarom van belang dat door u alle benodigde gegevens ter verwerking in de salarisadministratie tijdig aan ons worden doorgegeven. Om er voor te zorgen dat de salarisadministratie voor het jaar 2019 met de juiste informatie wordt opgestart, is een goede afsluiting van het jaar 2018 van belang. Daarom vragen we u om eventuele gegevens voor de verwerking van de salarissen december 2018 uiterlijk 18 december bij ons aan te leveren. Dit vanwege bankbetalingen vóór Kerst en Nieuwjaar.

Controleer de werkkostenregeling

Controleer of u de werkkostenregeling optimaal hebt benut. U kunt bijvoorbeeld nagaan of u de vergoedingen en verstrekkingen die u in 2018 aan werknemers hebt gegeven, correct hebt verwerkt en waar gewenst hebt aangewezen. U kunt na afloop van het jaar niet alsnog vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen. Ook kunt u deze controle gebruiken om te inventariseren of u voor het komende kalenderjaar rekening moet houden met extra werkkosten ten opzichte van het afgelopen jaar.

Als de door u aangewezen vergoedingen en verstrekkingen het 1,2%-werkkostenbudget voor 2018 overschrijden, bent u over de overschrijding 80% eindheffing verschuldigd. De aangifte loonheffingen in januari 2019 is de laatste aangifte waarin u deze heffing kunt aangeven. Als u eindheffing moet afdragen door overschrijding van het werkkostenbudget, dan kan dit een aanleiding zijn voor het wijzigen van arbeidsvoorwaarden of regelingen om een overschrijding van het budget in 2019 te voorkomen of te beperken.

Wij ontvangen uw registratie van de zaken die u in de vrije ruimte hebt geboekt graag tijdig zodat deze mee kunnen met de afrekening in de loonaangifte over de maand december. Deze dient betaald te worden voor eind januari 2019.

Voorkom bijtelling met rittenregistratie/auto van de zaak

Mochten er wijzigingen hebben plaatsgevonden in de ter beschikking gestelde auto van de zaak in de loop van het jaar 2018, denk hierbij aan een aanschaf van een nieuwe dan wel andere auto met een gewijzigde cataloguswaarde die nog niet aan ons zijn doorgegeven, dan zouden wij dit graag alsnog van u vernemen. Voor werknemers met een auto van de zaak die geen bijtelling privégebruik wensen, dient een beschikking van de belastingdienst inzake geen privégebruik bij de administratie bewaard te worden. Het aanvraagformulier is voor werknemers te downloaden op de website van de belastingdienst en moet opnieuw worden ingevuld bij een gewijzigde situatie of een andere auto.

Indien er sprake is van bestelauto’s met wisselende bestuurders moet u eindheffing toepassen in de aangifte loonheffingen. Het bedrag aan eindheffing per bestelauto bedraagt € 300, -. Graag vernemen wij zo spoedig mogelijk van u voor hoeveel bestelauto’s wij deze eindheffing moeten toepassen en op welke auto’s dit betrekking heeft (kenteken en type auto).

WBSO

Houd u onderneming zich bezig met speur-ontwikkelingswerk en heeft u een beschikking?, controleer dan goed of u alle beschikkingen over 2018 heeft ingediend bij uw loonadministratie!

Bijtelling auto van de zaak afloop 60 maandentermijn

Een lagere bijtelling dan 25% voor een auto die onder het overgangsrecht valt geldt gedurende een termijn van maximaal 60 maanden. Hebt u een auto van de zaak met een lagere bijtelling die op kenteken is gezet in 2014, houd er dan rekening mee dat deze lagere bijtelling in 2019 verloopt. Vanaf dat moment geldt voor die auto een bijtelling van 25% (en dus geen 22%)! Het bijtellingspercentage en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs: ze blijven gelden als de auto van eigenaar of van werknemer wisselt. Direct na afloop van de termijn van 60 maanden bepaalt u het bijtellingspercentage opnieuw, volgens de regels die dan gelden. Geef wijzingen tijdig aan ons door, zodat de juiste gegevens in de loonadministratie worden opgenomen.

Vanaf 2019 gelden er nog twee bijtellingpercentages:

• 4% voor auto’s met een eerste toelating op of na 1 januari 2019 en zonder CO2-uitstoot en een maximum grondslag van € 50.000. Voor zover de waarde hoger is dan € 50.000, geldt een bijtellingspercentage van 22%;
• 22% voor alle andere auto’s met een eerste toelating op of na 1 januari 2019.

Check beschikking gedifferentieerde premie Whk 2019 

Een goede controle kan in de praktijk een premiebesparing opleveren. Als u als werkgever geen eigenrisicodrager voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) en de Ziektewet bent, dan ontvangt u rond deze periode uw beschikking gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk) van de Belastingdienst. Gelet op de relatief korte bezwaartermijn is het advies om deze beschikking zo snel mogelijk te controleren. Graag ontvangen wij een kopie van de verzonden beschikking voor de eerste loonverwerking in het nieuwe jaar.

Ook van wijzigingen of correctieberichten van de Belastingdienst gedurende het jaar ontvangen wij graag een afschrift.

Eigenrisicodrager WIA 2019

Indien u heeft besloten om per 1 januari 2019 eigenrisicodrager voor de WGA te worden of juist terug te gaan naar het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen), verzoeken wij u dit voor het einde van het jaar of tenminste met de eerste loonverwerking van 2019 aan ons kenbaar te maken. Voor het voeren van een juiste loonadministratie ontvangen wij graag een kopie van de beschikking van de Belastingdienst.

Minimumloon

Per 1 januari 2019 wijzigt het minimumloon. In de eerste helft van 2019 hebben werknemers van

22 jaar en ouder met een fulltime dienstverband recht op € 1.615,80 bruto per maand. Dit is 1,34% hoger dan het huidige minimumloon. Vanaf 1 juli 2019 gaat het vaste percentage van het wettelijk minimumloon verder omhoog. Voor 21-jarigen gaat dit naar 100%. Zij hebben dan recht op een volledig wettelijk minimumloon.

Aanpassingen salarisadministratie 2019

In de komende weken zult u mogelijk weer post ontvangen van diverse instanties met betrekking tot bedrijfstak eigen regelingen voor het komende jaar evenals de afrekeningen over 2018. Graag ontvangen wij hiervan kopieën om de juistheid van deze gegevens te controleren en om de loonadministratie voor 2019 met de juiste gegevens op te starten.

Wilt u tijdig (voor de eerste loonverwerking van januari 2019) eventuele wijzigingen zoals salarisaanpassing, (pensioen)forfaits etc. aan ons doorgeven?

Bereikbaarheid kantoor rond kerst en oud en nieuw

In verband met kerst en oud & nieuw en de feestelijkheden hieromtrent, zijn wij de volgende dagen gesloten:

• Vrijdag 14 december 2018 vanaf 15.00 uur;
• Dinsdag 25 december 2018 tot en met dinsdag 1 januari 2019.

Mocht u naar aanleiding van deze brief nog vragen hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Namens Kentfort Salaris en Personeelsadvies wensen wij u alvast fijne feestdagen en een gezond en gelukkig 2019 toe!

Met vriendelijke groet,

Kentfort Salaris en Personeelsadvies

Erma Bos