1. Inleiding

Om onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken. Wij dragen de verantwoordelijkheid over deze persoonsgegevens. Wij gaan dan ook zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig om met deze persoonsgegevens. Dit heeft betrekking op het verzamelen, bewaren en beheren van uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring zal stilgestaan worden bij alle aspecten van de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvinden binnen Kentfort.

2. Contactgegevens

Wanneer u vragen heeft over deze privacyverklaring of andere vragen of met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kan u contact met ons opnemen door middel van onderstaande contactgegevens:
Kentfort Financiële Diensten
Hoenderkamp 20, 7812VZ Emmen
emmen@kentfort.nl
+31 (0)524 22 53 91

3. De verwerking van persoonsgegevens

Verwerkte persoonsgegevens
Voor de personeels- en salarisadministratie verwerken wij de volgende persoonsgegevens van (medewerkers van) onze klanten en voor de financiële administratie verwerken wij de volgende gegevens van onze klanten:
Personeels- en salarisadministratie
• NAW-gegevens
• Emailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• IBAN nummer
• Een kopie van een wettelijk identificatiemiddel
• BSN nummer
• Loon
• Ziekmeldingen
• Functioneren

Financiële administratie
• NAW-gegevens
• Emailadres
• Telefoonnummer
• IBAN nummer
• Een kopie van een wettelijk identificatiemiddel
• Informatie over inkomen van personen in kwestie

Doeleinden
Kentfort verwerkt persoonsgegevens met verschillende doelen. De verwerking is altijd gebaseerd op een wettelijke verplichting, zoals het doen van een belastingaangifte, of de overeenkomst gesloten tussen ons en onze klanten. Wanneer wij ons niet kunnen beroepen op één van de hiervoor genoemde grondslagen zullen wij u altijd om toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens met de volgende doelen:

Personeels- en salarisadministratie
Het voeren van de salarisadministratie van klanten.
Het voeren van de personeelsadministratie van klanten.
Het doen van een aangifte loonheffing voor klanten.

Financiële administratie
Het doen van een aangifte vennootschapsbelasting klanten.
Het doen van een aangifte inkomstenbelasting klanten.
Het doen van een aangifte omzetbelasting klanten.
Het voeren van de financiële administratie van klanten.
Het samenstellen van een jaarrekening voor klanten.

Naast bovenstaande doelen worden persoonsgegevens ook verzameld voor onderstaande doeleinden:
• Het werven van nieuwe klanten en acceptatie.
• Facturering aan klanten.
• Het organiseren van de eigen personeels- en salarisadministratie.
• Het beoordelen van een sollicitant.
Voor de werving en acceptatie van nieuwe klanten en facturering gebruiken wij de gegevens die u aan ons heeft verstrekt voor het uitvoeren van de werkzaamheden zoals vermeld bij het onderdeel verwerkte persoonsgegevens. Voor onze eigen medewerkers verwerken wij dezelfde persoonsgegevens als voor medewerkers van klanten. Voor het beoordelen van een sollicitant worden alleen de strikt noodzakelijke gegevens verwerkt, dit zijn onder andere NAW-gegevens, emailadres en telefoonnummer.

Verantwoordelijkheid
Kentfort verwerkt persoonsgegevens voor haar klanten. Wanneer wij persoonsgegevens enkel verwerken zonder te bepalen wat hiermee gebeurt, blijft de klant verantwoordelijk. Hierom zullen wij in dit geval als verwerker worden aangemerkt en de klant als verwerkingsverantwoordelijke. Dit is het geval bij de personeels- en salarisadministratie.
In het geval van de financiële administratie en de meeste andere activiteiten zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Dit houdt in dat wij verantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens die wij verwerken voor onze klanten. Ook wanneer Kentfort verwerkers inschakelt draagt Kentfort de verantwoordelijkheid voor de persoonsgegevens.

Bewaartermijn persoonsgegevens
Wij bewaren persoonsgegevens zolang deze nodig zijn om de doelen waarvoor deze zijn verzameld te realiseren. Alleen wanneer wettelijk is vastgelegd dat gegevens langer bewaard dienen te worden, zal dit het geval zijn. Voor administraties geldt dat deze 7 jaar bewaard dienen te blijven. Voor een aantal gegevens binnen de salarisadministratie geldt dat deze korter bewaard dienen te blijven, namelijk maximaal 5 of 2 jaar. In alle gevallen wordt door Kentfort aangesloten bij de wettelijke bewaartermijn. Gegevens van potentiële klanten en sollicitanten bewaren wij maximaal 1 maand.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij delen persoonsgegevens met derden wanneer deze zijn belast met, leiding geven aan of noodzakelijk betrokken zijn bij de werkzaamheden die wij verrichten of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Een aantal van deze derden zijn:
• De Belastingdienst
• De Kamer van Koophandel
• Het UWV
• De Arbodienst
• Pensioenfondsen
• Verzekeraars

Verder delen wij persoonsgegevens alleen met derden wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. Dit kan bijvoorbeeld wanneer u stukken wilt delen met andere zakelijke dienstverleners zoals banken, makelaars of notarissen.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen uw privacy uiterst serieus, hierom hebben wij dan ook technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens extra te beveiligen. Wanneer er een ernstige inbreuk is gedaan op deze beveiliging van uw persoonsgegevens zullen wij u hierover informeren. Wanneer u de indruk heeft dat gegevens niet goed beveiligd zijn, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens bovenaan dit privacyverklaring.

Cookies
Bij uw eerste bezoek op onze website informeren wij u over onze cookies en vragen wij u om toestemming voor het plaatsen van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die wanneer u onze website voor het eerst bezoekt worden opgeslagen op het apparaat dat u gebruikt. Wij gebruiken analytische en functionele. Deze cookies zorgen er voor dat onze website naar behoren functioneert. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

4. Uw rechten

U heeft verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Wanneer u een verzoek wilt indienen kunt u dit zowel schriftelijk als per e-mail bij ons aanleveren. Wij zullen u binnen 4 weken na ontvangst mededelen of wij meegaan in uw verzoek en welke gevolgen dit zal hebben.

Wanneer wij besluiten uw verzoek niet op te volgen kunt u bezwaar maken bij ons of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Via de volgende link kunt u meer informatie vinden over het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

U hebt de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:
Recht op duidelijke informatie
U heeft het recht geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u moet weten wat er met deze gegevens gebeurt en waarom.

Recht op inzage
U heeft het recht te weten of uw persoonsgegevens verwerkt worden en informatie te ontvangen over de doelen van de verwerkingen, de categorieën persoonsgegevens welke verwerkt worden, aan wie deze persoonsgegevens verstrekt worden en de periode dat de persoonsgegevens bewaard zullen worden. Wanneer de gegevens niet bij u verzameld zijn heeft u tevens het recht op informatie over de bron.

Recht op rectificatie
U heeft het recht de persoonsgegevens te laten wijzigen wanneer deze onjuist zijn en ze te laten aanvullen wanneer ze niet volledig zijn.

Recht op vergetelheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wissen wanneer deze niet meer nodig zijn voor de verwerking, wanneer u uw toestemming intrekt, gegrond bezwaar maakt, wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn of door een wettelijke verplichting gewist moeten worden, bijvoorbeeld het verstrijken van de bewaartermijn.

Recht op beperking van de verwerking
U kan de verwerking van persoonsgegevens beperken wanneer de juistheid van de gegevens in twijfel wordt getrokken, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet langer noodzakelijk zijn of wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht om persoonsgegevens die wij van u hebben te ontvangen. Hierdoor kan u dit gemakkelijk doorgeven aan andere leveranciers van vergelijkbare diensten. Wij kunnen deze ook rechtstreeks aan een andere leverancier verstrekken wanneer u hier om vraagt.

Recht van bezwaar
U heeft het recht te vragen uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken. Dit houdt in dat u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing.